【慣例を疑う！】ムダな製本•印刷を廃止
昨年度より、利根斎場議会の担当になりました。
※利根斎場議会・・加須、宮代、幸手、久喜で共同運営する斎場の議会。各市町の議員により構成される。
利根斎場議会に入り、疑問に感じたことが2つありましたが、
2つとも、改善に至りましたのでご報告いたします。
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議事録の製本・郵送って必要？
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まず疑問に感じた1つ目が
「議会毎に議員にペットボトルのお茶が配られること」
→こちらは、即刻廃止を提案し実現済です。
■参考ブログ
2つ目は
「各議会の度に、議事録が業者により製本されて、議員の自宅まで郵送されてくること」
でした。
議事録は、利根斎場のホームページに公開されており、わざわざ製本して郵送する必要はありません。
しかも、送られてくるのは、3か月ほど経過してから。速報性も皆無です。
正直言って私自身、議事録を確認する時は、全てインターネットからの検索で、製本された議事録を開いたこともありませんでした。
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原因は古い会議規則
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なぜ、こんなことを長年しているのか調べてみると、
「会議規則」に「議事録を議員に送ること」と記載されていることが原因でした。
更に調べていくと、会議規則を所管するのは「議会運営委員会」であることが分かりました。
幸いにも私は議会運営委員会の委員長なので、
議会運営委員会で自ら「各議員向けの議事録製本・郵送を廃止」出来るように、提案。
皆さんから同意を頂き会議規則を改定し、
各議員向けの議事録製本・郵送の廃止を決めることが出来ました。
反対は、全く無かったことからも、
誰もが必要と思っていなかった「慣例」であったことを確信しました。
※議会運営委員会までの運び方は、議会運営のプロ中のプロである石川忠義県議からアドバイスを頂きました。ありがとうございました。
※議会運営委員会では、同じ久喜市議会から参加している平間議員より強い後押しを頂きました。ありがとうございました。
※法定で管理が義務付けられている分の議事録は、これまで同様に保存されます。
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5万円以上かかっていた
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事務局からの説明によると、
議事録の製本等には、1冊約1,400円かかっていたとのこと。
郵送料等を含めると、
各議員に議事録を郵送するために、少なくとも年間5万円程度の経費が掛かっていたことになります。
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議事録郵送バスター
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斎場議会の前に担当していた、久喜宮代衛生組合においても、各議員向けの議事録の製本・郵送の廃止を提案し、実現しておりました。
■参考ブログ
久喜宮代衛生組合でもやはり、インターネット上で議事録は公開されており、議員への郵送など全く不要でした。
これで２つの議会で、小さくとも「無意味な慣例」を打破することが出来ました。
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慣例を「疑う」
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先日のペットボトルのお茶配布も、今回の議事録も、金額は決して大きなものではありませんが、
原資が税金である以上、省けるムダは省くべきです。
また、「慣例」を「昔から続いているから」と流さずに、
本当に意味があることなのか、
常に「疑いの目」を持つことは、行政のチェック機関たる議員の根幹です。
引き続き、チェックのアンテナを高く張り「結果」に拘っていきたいと思います。
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